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办公家具招标采购注意事项

2020-10-10   来源:凯迪亚办公家具

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办公家具招标采购注意事项

1.编制精准的技术需求

结合以往采购项目,制定办公家具产品技术标准。对于办公室、会议室等常规办公办公家具,结合以往采购项目需求,从专家和供应商处多方了解调研,从办公家具种类、材质等方面,详细列举各项技术指标及参数,例如按照结构材质、产品功能、环保指标要求等类型,分别列举各指标的种类,制定木质、钢制和钢木制类的办公桌、办公椅、文件柜等产品的技术编制指南。同时,从服务要求、成品验收方案、评分标准等方面,更加全面的对办公家具采购需求进行说明完善。可以说需求编制指南具有很大的指导作用,采购人可以根据指南,结合自身情况进行采购需求编制,为项目打下良好基础,提高采购效率。

2.做好充分的需求论证

对于采购单位的新需求,根据需求编制指南进行整合,必要时,邀请办公家具行业内资深专家和采购单位一起反复论证,结合项目预算,做到真正能够把需要购买的产品详细描述出来,确保每款产品标准统一,如有必要,可以提供产品设计图或实物图片作为参考。虽然办公家具需求论证过程比较繁琐,耗费精力较多,但是在需求不明确的情况下,论证工作是非常有意义且必要的。

3.确定科学的评分标准

最初评分标准中主观性评分项较多,评审专家的权力也相对较大,有时会导致专家打分比较随意,这种情况下,很难把真正优秀的供应商挑选出来。随着政府采购发展日渐成熟,财政部要求日渐完善,办公家具采购项目评分标准的制定也日渐合理,现阶段的各评分项都必须量化、必须有据可循。

近年的办公家具评分标准包括商务、服务、产品质量和技术水平等方面,以产品质量和技术水平为例,包含了产品彩色图片及三视图、所投产品使用原辅材料及五金件情况等评分项,要求各供应商根据招标文件要求,对所投产品进行逐个响应,详细体现各厂家产品设计、选材等情况,除此之外,评分标准中还包括生产设备情况、产品生产过程质量控制措施、成品验收方案等评分项,将采购过程各环节的重要控制因素体现在评分标准中。最终确定中标供应商后,采购单位可以根据供应商的投标文件内容对产品质量和项目实施过程进行监督控制。

4.评审引入摆样环节

将无形评审变为有形判断,将文字描述变为直观感受。为了更直观的检验各供应商对招标文件的理解程度,以及办公家具制作的水平和质量,我们引入了样品评审,也就是挑选技术文件中比较具有代表性的几件产品,要求供应商在规定时间内制作完成并递交到指定地点,需要注意的是所有样品不得有任何显示供应商名称等信息的标识。通常做法是在评审环节的符合性审查完成后,组织评审委员会成员对样品进行暗标评审,由专家按照评分标准要求,从样品的技术符合程度、选材、造型、工艺以及是否结实耐用等方面进行打分,摆样评审结束后,再回到商务、技术、服务等明标评审环节,随后价格得分确定最终的供应商排名。供应商拿出来的样品是掺不得半点假的,每个供应商对需求的理解,对项目的重视程度,办公家具制作的真实水平,都可以通过样品体现出来,做工优秀的样品确实能够在这一环节脱颖而出,而在摆样评审中获得高分的供应商,往往在投标响应文件中也表 现出色。考虑到供应商的投标成本,在采购单位同意的前提下,对不撤回样品的供应商给予一定补偿,通常是所有摆样样品总价算术平均值的60%。中标供应商的摆样样品将被封存,作为验收依据之一。

5.注重体现政策实施

为了更好的体现实施财政部关于扶持中小企业和监狱企业、以及优先采购节能环保产品等政策,在采购文件中增加相应条款,将政策导向落到实处。比如在公开招标项目中,对于小微或监狱企业,对其产品价格给予6%的扣除,用扣除后的价格参与评审。

在评分标准中,对投标产品为环保清单内的产品,给予适当加分,鼓励企业优先投报环保产品。在竞争性谈判项目中,因为没有评分标准,所以除了小微及监狱企业折扣外,对于环保产品,对其产品价格给予1% 的扣除,用扣除后的价格参与评审。谈判项目的成交规则是,在实质性响应竞争性谈判文件要求的谈判供应商中,按报价由低到高向采购人推荐成交候选供应商。对于属于小微或监狱企业,且又投报了环保产品的供应商,价格折扣为他们提供了更多的成交机会。

6.提高采购信息化程度

近年来,随着政府采购信息化的普及,投标成本已经大大降低,中心更是实现了从招投标文件制作到专家评审等全流程电子化。供应商只需在网上下载采购文件,使用投标客户端进行文件编制,再通过系统上传投标文件压缩包,不用再制作复杂的纸质文件,同时,利用电子签章,使因未签字盖章而造成无效投标的可能性大大减小。实现招投标全流程电子化后,投标成本几乎没有,办公家具厂家参与项目的积极性有很大提高,不管项目大小,投标人数量都维持在10家左右,与以往比增加了一倍。

本文由河南凯迪亚办公家具有限公司编辑撰写,转载请注明出处http://dongfengtrading.com

 


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